Control de gastos empresariales digitalizado

Registro simplificado

Los empleados registran gastos desde móvil o web con foto del ticket y clasificación.

Aprobación digital

Flujo de aprobación configurable por importe. Notificaciones y trazabilidad completa del proceso.

Control financiero

Informes por empleado, proyecto o departamento. Exportación directa para contabilidad y análisis de costes.

Registro de gastos con documentación

Captura de ticket o factura desde la web o móvil
Clasificación por tipo de gasto y proyecto si aplica
Descripción, importe y fecha asociados al documento

Flujo de aprobación personalizable

Aprobación automática configurable
Notificación al responsable para gastos que requieren validación
Historial completo con comentarios y justificaciones

Informes y análisis financiero

Resúmenes por empleado, departamento y proyecto
Exportación para contabilidad en formatos estándar
Análisis de costes y tendencias de gasto por período

¿Qué es la Gestión de Gastos?

El módulo de Gestión de Gastos digitaliza completamente el proceso de registro, aprobación y control de gastos empresariales. Desde la captura del ticket hasta la exportación para contabilidad, todo queda centralizado y automatizado.

Tipos de gastos que se controlan

Dietas y comidas: Gastos de alimentación en desplazamientos o jornadas especiales.
Transporte: Billetes, combustible, parking, taxis y otros gastos de movilidad.
Material de oficina: Suministros, papelería y herramientas de trabajo.
Formación: Cursos, certificaciones y desarrollo profesional.
Gastos de proyecto: Costes específicos asignables a trabajos concretos.

Proceso de gestión automatizado

Empleado registra

Captura del ticket con la app móvil y clasificación del gasto.

Sistema evalúa

Aprobación automática o envío al responsable según límites.

Responsable revisa

Validación de gastos que superan límites con comentarios.

Contabilidad

Exportación automática para integrar con sistemas contables.

Vistas de control

Mis gastos: Vista personal con estado de cada gasto registrado.
Gastos del equipo: Supervisor ve gastos de su departamento.
Gastos pendientes: Cola de gastos esperando aprobación.
Gastos de empresa: Vista global para administración.

Informes y análisis

Resúmenes mensuales: Gastos por empleado, departamento y tipo.
Análisis de proyectos: Costes reales vs. presupuestados por proyecto.
Exportación contable: CSV/Excel con campos requeridos para contabilidad.

Preguntas frecuentes

¿Cómo registro un gasto desde el móvil? ▾

Desde "Mis gastos" tocas "Nuevo gasto", haces foto del ticket, seleccionas el tipo de gasto y proyecto si aplica, Estableces fecha e importe y listo.

¿Todos los gastos necesitan aprobación? ▾

No, puedes configurar límites por tipo de gasto. Por ejemplo, gastos de comida hasta 25€ se aprueban automáticamente, pero gastos de formación siempre requieren validación.

¿Puedo asignar gastos a proyectos específicos? ▾

Sí, al registrar cada gasto puedes seleccionar el proyecto al que pertenece. Esto permite hacer análisis de costes reales por proyecto y facturar gastos a clientes.

¿Cómo exporto los gastos para contabilidad? ▾

Desde "Gastos de empresa" puedes filtrar por período y exportar en CSV/Excel con todos los campos: empleado, fecha, importe, tipo, proyecto, estado de aprobación y documentación adjunta.

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